La protection des informations relevant de la vie privée des consommateurs a fait couler beaucoup d’encre ces dernières années. Le 25 Mai 2018, le règlement général sur la protection des données à caractère personnel est venu fixer définitivement les modalités de protection des données personnelles des personnes physiques.
Un an après son entrée en vigueur, le RGPD (règlement général sur la protection des données à caractère personnel) effraie encore car il s’agit d’un processus parfois complexe à mettre en place.
Si vous êtes en cours de mise en conformité ou êtes en retard dans la mise en place de ce règlement pas de panique!
Nous revenons dans cet article sur les points essentiels sur lesquels vous devez vous focaliser pour assurer votre conformité au RGPD. Décryptage…
Pourquoi les professions juridiques sont-elles concernées ?
Le champs d’application de ce règlement est très vaste. Très peu d’entreprises y échappent puisque sont concernées toutes les entreprises ayant effectué un traitement de données à caractère personnel. Deux critères essentiels sont toutefois déterminants pour l’application de ce règlement :
1. L’organisation doit être établie sur le territoire de l’Union Européenne ;
2. L’activité cible directement des résidents européens.
L’objectif des RGPD est d’assurer la protection des données à caractères personnelles c’est à dire « Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Article 5 du RGPD.
La définition étant très large nous comprenons aisément pourquoi les professions juridiques sont concernées par le RGPD. En effet, que vous soyez notaire, avocat, huissier,expert-comptable ou toute autre profession juridique, votre activité nécessite de connaître un certain nombre d’informations relevant de la vie privée de vos clients.Vous devez donc être particulièrement vigilants à l’application du règlement .
N’ayez plus peur du RGPD, passez aux 4 actions simples !
La CNIL donne une marche à suivre claire concernant la mise en conformité des entreprises au RGPD. 4 actions principales doivent être mise en œuvre.
1. La constitution d’un registre de traitements et de données : il s’agit de recenser le traitement des données et de mettre en avant l’usage qui en est fait. La CNIL propose à ce sujet un modèle de registre que vous pouvez utiliser.
2. Le tri des données : cette action consiste à vérifier que les données dont vous vous servez au quotidien sont vraiment indispensables à votre activité.
3. Le respect des droits des personnes : il s’agit d’informer les personnes dont vous utilisez les données afin d’être le plus transparent possible. Vous devez informer sur les interrogations suivantes : comment allez-vous utiliser ces données et pourquoi? Qui d’autre que vous aura accès à ces données ?
4. Sécuriser les données : vous avez l’obligation d’assurer la sécurité informatique des données personnelles puisque toute faille dans le système de sécurité permettrait la perte de données strictement confidentielles.
Et si le RGPD vous voulez du bien ?
Ce nouveau règlement dont la complexité semble redoutée par beaucoup de professions juridiques, peut-être une véritable opportunité pour optimiser le fonctionnement d’une entreprise, voir même participer à son développement ! En effet, la mise en place du RGPD impact directement l’appréciation des clients sur l’image de marque d’une entreprise. Vous vous demandez comment ?! Eh bien, la réponse est devinée par une étude Mazars ,K&L Gates et U 2017 selon laquelle 83% des français estiment que la protection des données personnelles est un sujet qui les préoccupe.
Des clients qui se sentent respectés dans leur vie privée se sentent en confiance et reviendront très certainement vers cette même entreprise à l’avenir. Une fidélisation naturellement entretenue grâce au RGPD!
L’autre impact positif du RGPD concerne la gestion de votre entreprise. En mettant en place les mises à jour régulières de vos fichiers de données à caractère personnel, vous assurez un développement organisé avec plus de visibilité sur votre activité. L’obligation imposée par la réglementation selon laquelle vous êtes autorisé à collecter uniquement les données dont vous avez besoin, allège vos archives. Les fichiers de votre entreprise sont toujours à jour pour une efficacité optimale !
Quels sont les risques d’une non-conformité au RGPD?
Il est important de rappeler que les sanctions pour non-conformité existent. En cas de manquement constaté lors du contrôle d’une entreprise, la CNIL peut, via sa formation restreinte dédiée aux sanctions :
● Dénoncer l’infraction au Procureur de la République,
● Imposer une sanction financière administrative,
● Décider de rendre publiques les sanctions prononcées.
La mise en place du règlement général sur la protection des données à caractère personnel est un processus qui peut demander du temps avant d’être opérationnel, et cela est normal ! Prenez les mesures nécessaires pour vous mettre en conformité avec ce règlement qui a pour seul objectif de sécuriser votre entreprise et les relations avec vos clients et ainsi d’améliorer le potentiel de votre entreprise !
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